Plan d’action – ententes sur les niveaux de service conclues avec des tiers

1. Le sous-commissaire du Commissariat devrait entamer des discussions pour modifier le protocole d’entente (PE) conclu avec la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) afin de tenir compte des changements apportés aux rôles et aux responsabilités en matière de rémunération et de prestation des services de Gestion de l’information / technologie de l’information (GI/TI).

• Le sous-commissaire et le dirigeant principal des finances (DPF), les deux du Commissariat, discuteront avec la CCDP des changements apportés aux rôles et aux responsabilités en matière de prestation de services.
• Par suite de ces discussions, le sous-commissaire et le DPF veilleront à ce qu’une liste des modifications proposées au PE soit dressée.

31 mars 2020

2. Le gestionnaire des Services financiers du Commissariat devrait demander un rapport comparant les frais facturés aux coûts différentiels engagés par les Services partagés en ressources humaines (SPRH) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), effectuer une évaluation du barème de frais fixes par rapport à un barème de frais variable et envisager de négocier d’autres ententes sur les frais afin de s’assurer que le service fourni par les SPRH de SPAC optimise les ressources. Cet examen pourrait être effectué une fois par année avant le renouvellement de l’entente.

• Le sous-commissaire et le gestionnaire des Services financiers, les deux du Commissariat, demanderont aux SPRH de SPAC un rapport comparatif sur les frais.
• Le gestionnaire des Services financiers évaluera la tarification et, de concert avec le sous-commissaire, négociera une tarification différente, au besoin, pour garantir l’optimisation des ressources.
• Le gestionnaire des Services financiers veillera à l’exécution d’un examen des coûts annuel.

31 mars 2020

3. Le gestionnaire des Services financiers du Commissariat devrait demander des renseignements supplémentaires à l’appui des frais prévus facturés mensuellement par la CCDP pour les services financiers, de ressources humaines (RH) et de gestion de l’information / technologie de l’information (GI/TI), effectuer une évaluation des frais prévus et envisager de négocier d’autres ententes sur les frais afin de s’assurer que le service fourni par la CCDP optimise les ressources.Cet exercice pourrait être effectué chaque année ou chaque fois qu’il y a un changement important dans les rôles et les responsabilités.

• Le gestionnaire des Services financiers du Commissariat demandera à la CCDP un rapport détaillé sur les frais.
• Le gestionnaire des Services financiers évaluera la tarification et négociera une tarification différente, au besoin, pour garantir l’optimisation des ressources.
• Le gestionnaire des Services financiers veillera à l’exécution d’un examen des coûts annuel.

31 mars 2020

4. Le sous-commissaire du Commissariat devrait communiquer avec le directeur du Secteur intégré des services partagés, Direction générale des services intégrés, SPAC, pour discuter de la possibilité de transférer aux SPRH de SPAC les services de soutien et d’établissement de rapports liés au système Mes RHGC et négocier les coûts connexes.

• Le sous-commissaire du Commissariat identifiera la personne-ressource compétente au sein des SPRH de SPAC et organisera une réunion avec elle pour discuter de la possibilité de transférer les services de soutien et de production de rapports pour Mes RHGC aux SPRH de SPAC.
• Le sous-commissaire du Commissariat négociera les coûts connexes, s’il y a lieu.

31 mars 2020

5. La gestionnaire des Services exécutifs du Commissariat devrait documenter les principaux processus de RH, déterminer les rôles et les responsabilités et communiquer ces renseignements à la haute direction du Commissariat.

• Le gestionnaire des Services exécutifs du Commissariat répertoriera et documentera les principaux processus des RH, notamment les rôles et les responsabilités connexes.
• Le gestionnaire des Services exécutifs veillera à ce que l’équipe de gestion du Commissariat ait accès à ces renseignements.

31 mars 2020

6. Le sous-commissaire du Commissariat devrait planifier et coordonner la formation d’une deuxième personne au sein de la structure actuelle du Commissariat, qui agirait à titre de remplaçant de la gestionnaire des Services exécutifs du Commissariat.

• Le DPF du Commissariat désignera une ressource pour assurer la relève appropriée en matière de coordination des RH.

31 mars 2020

7. Le sous-commissaire du Commissariat devrait retenir les services d’un expert-conseil en TI pour aider le gestionnaire des Services financiers du Commissariat à rédiger le Plan stratégique de la TI. Ce plan devrait comprendre une évaluation des options de prestation de services offerts au Commissariat.

• Le DPF du Commissariat lancera un contrat afin d’acquérir les services d’un consultant en TI.
• Le sous-commissaire du Commissariat veillera à ce que le plan stratégique de la TI soit achevé.

31 mars 2020

8. Le sous-commissaire du Commissariat devrait demander de participer à des sondages sur la satisfaction de la clientèle et, en l’absence de sondages sur la satisfaction de la clientèle, entreprendre des discussions régulières avec le fournisseur de services pour mettre en évidence les pratiques exemplaires, les problèmes à résoudre et les points à améliorer afin de promouvoir l’efficience possible des processus.

• Le sous-commissaire et le DPF, les deux du Commissariat, entameront une discussion avec les fournisseurs de services du Commissariat.
• Le sous-commissaire et le DPF organiseront des discussions régulières et continues avec les fournisseurs de services afin de régler les problèmes de façon proactive et de favoriser l’efficience des processus.

31 mars 2020