Rapport annuel du Comité de vérification et d’évaluation 2020-2021

Le Comité de vérification et d’évaluation (CVE) exerce ses activités conformément au plan annuel qui est préparé par le président et approuvé par le commissaire. Le document précise le nombre de rencontres prévues pour l’exercice à venir ainsi que les sujets qui seront abordés pendant ces réunions. À la fin de chaque exercice, le président du CVE, en consultation avec d’autres membres externes, soumet un rapport (le présent document) à l’intention du commissaire, dans lequel il décrit les activités menées par le CVE au cours de l’exercice, et fait une évaluation des systèmes, contrôles et autres outils de gestion qui sont en place au Commissariat.

Composition

Le président et les membres sont choisis par le commissaire. Voici la composition du CVE au cours de l’exercice 2020-2021 :

Présidente :

• Josée De La Durantaye, externe

Membres :

• Joe Friday, commissaire
• Jacques Paquette, externe

Participants réguliers non membres :

• Denis Bilodeau, sous-commissaire et dirigeant principal de la vérification (DPV)
• Eric Trottier, gestionnaire, Services financiers et dirigeant principal des finances (DPF)
• Heidi Bartman, dirigeante principale des résultats

Réunions

Le Comité s’est réuni aux dates suivantes au cours de l’exercice 2020-2021 :

• Le 20 avril 2020
• Le 22 juillet 2020
• Le 22 septembre 2020
• Le 30 novembre 2020
• Le 26 février 2021

Au cours de cet exercice, toutes les réunions se sont tenues en téléconférence. Une séance à huis clos s’est tenue avec les représentants du Bureau du vérificateur général (BVG).

Soutien au comité

Le comité a reçu des renseignements et du soutien de la direction pour lui permettre de s’acquitter de ses fonctions et responsabilités de façon efficace. Le commissaire a également mis à la disposition du CVE ses rapports au Parlement, y compris son rapport annuel et ses rapports sur le cas.

La dirigeante principale des résultats a préparé les ordres du jour avec la participation de la présidente du comité et les procès-verbaux des réunions pour l’exercice 2020-2021 et a appuyé les travaux du CVE.

Résumé des sujets abordés aux réunions du CVE pour l'exercice 2020-2021

Voici les points abordés par le CVE au cours de l’exercice 2020-2021 :

Vérification des états financiers par le Bureau du vérificateur général (BVG)

• Le BVG vérifie les états financiers annuels du Commissariat.
• Le 22 septembre 2020, Nathalie Chartrand, directrice principale responsable de la vérification, et Julie Tremblay ont présenté au CVE les résultats de la vérification des états financiers pour l’exercice 2019-2020. M^me Tremblay nous informe que le rapport de l’auditeur indépendant ne comporte aucune réserve et que les états financiers ne comportent pas d’anomalies significatives. Il est a noté que les résultats de la vérification avaient dû être reportés en raison de la pandémie.
• Elle a indiqué que trois risques avaient été soulevés dans le plan d’audit annuel à savoir 1) exhaustivité et exactitude des salaires; 2) exhaustivité et exactitude des dépenses encourues pour le déménagement; et 3) contournement des contrôles par la direction.
• Dans le cas du premier risque, le BVG a trouvé qu’un contrôle n’avait pas été fait au cours de l’année mais que suite à une communication du commissariat en juin 2020, ce contrôle avait repris sur une base mensuelle.
• Dans le cas des deux autres risques, l’équipe du BVG s’est dite satisfaite des contrôles et n’a pas identifié de problème.
• Une anomalie avait été identifiée en rapport avec une période d’amortissement incorrecte et celle-ci a été corrigée par la direction.
• Le comité a discuté des contrôles concernant les dépenses salariales et à qui incombe cette responsabilité. La direction a promis de revoir certains contrôles à cet effet afin que les gestionnaires aient une meilleure compréhension notamment des salaires des employés lors de la signature des dépenses.
• M^me Chartrand a remercié le personnel du Commissariat pour son entière collaboration.
• Les représentants du BVG ont demandé aux membres du Comité de vérification et d’évaluation ainsi qu’aux participants s’ils étaient au fait de situations de fraude au Commissariat. Les membres et les participants ont répondu qu’ils n’étaient au fait d’aucune situation du genre.
• Une séance à huis clos s’est tenue entre les membres externes du CVE et les représentants du BVG.
• Le cycle de vérification s’est poursuivi par un exposé présenté par le BVG le 26 février 2021 sur le plan de vérification des états financiers de l’exercice 2020-2021. M^me Tremblay a noté que le changement majeur par rapport à l’exercice précédent porte sur la situation de COVID-19. Par ailleurs, les risques restent inchangés par rapport à l’exercice précédent.

Commissariat – Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR)

• Le CVE a discuté à quelques reprises le PVEAR du Commissariat. Les discussions ont porté entre autres sur la mise en œuvre des activités identifiées dans le plan.
• Des discussions ont eu lieu en particulier sur le profil de risque du Commissariat contenu dans le PVEAR et le besoin de préciser les risques résiduels ainsi que mettre à jour les stratégies de mitigation de risques qui y sont associées.
• Une nouvelle version du plan, plus concise et qui reflète ces améliorations, a été préparée pour avril 2021.

Plan annuel du CVE de 2020-2021

• Le CVE a discuté du plan annuel pour l’année en cours et a planifié en conséquence les ordres du jour des réunions à venir afin de s’assurer de couvrir tous les éléments du plan.

Tableau de bord de la vérification et de l’évaluation

• Le tableau de bord de la vérification et de l’évaluation a fait l’objet de discussions aux réunions du CVE. Les discussions ont porté notamment sur l’état d’avancement de chaque vérification et évaluation prévue, ainsi que sur les modifications proposées au calendrier.
• Le comité a été informé des révisions apportées aux ententes de service en ligne avec les recommandations de l’évaluation sur les ententes avec les fournisseurs de services. Il a été aussi fait rapport sur les suivis aux recommandations de l’évaluation des opérations.

Situation suite au COVID-19

• Le comité a obtenu à chacune des réunions une mise à jour des opérations en lien avec la situation créée par le COVID-19, en particulier sur la poursuite des opérations en lien avec le mandat du commissariat durant cette période. Cela a inclus le respect des normes de service, le déroulement des opérations reliées aux enquêtes, des mesures particulières reliées aux technologies de l’information pour permettre au personnel de poursuivre son travail.
• Le comité a été informé du plan de continuité des opérations mis à jour par le commissariat. La question de l’éventuel retour au bureau a été discutée bien que la situation de télétravail se soit avérée être efficace en assurant la mise en œuvre du mandat du commissaire malgré les défis de la situation.

Valeurs et éthique organisationnelles

• Le comité a discuté du Code de valeurs et d’éthique du commissariat. Il a été question, entre autres, de l’engagement attendu des employés envers ce code ainsi que certaines situations qui pourraient survenir et comment le code propose de gérer celles-ci.
• Le comité s’est dit satisfait du processus en place pour assurer que le code soit effectif.

Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF)

• Le commissaire a fourni au CVE les résultats du plus récent SAFF. La participation des employés du Commissariat au sondage a été élevée et les résultats ont à nouveau été très positifs.

Opérations

• À chaque réunion, le CVE a eu l’occasion d’examiner les statistiques opérationnelles et de formuler des commentaires à l’égard de celles-ci.
• À chaque réunion, des précisions ont été fournies sur les plus récents résultats des normes de rendement du Commissariat.
• Le commissaire a fait le point sur les dossiers du Commissariat incluant sur une décision de la Cour d’appel fédérale en juillet 2020 concernant une ordonnance de confidentialité de certains aspects dans le dossier Desjardins c Canada.

Budget

• Le CVE a examiné les rapports financiers trimestriels préparés par le Commissariat et a transmis ses observations au DPF. À chaque réunion, les membres ont obtenu une analyse et un rapport complets du DPF concernant les dépenses et les prévisions.

Ressources humaines

• Le CVE a discuté de questions touchant les ressources humaines, notamment en matière de dotation, de roulement du personnel, de formation et de planification.

Technologie de l’information

• Les risques associés à la prestation des services de TI par la CCDP ont continué à présenter un intérêt particulier pour le CVE au cours de la période visée par le rapport, particulièrement dans une situation où toute l’équipe travaille de la maison. Le DPF a informé les membres sur l’état du système incluant la gestion des dossiers, des documents et de l’information

Rapports du Commissariat

• Le comité a fourni ses avis, lorsque nécessaire, sur le Plan ministériel du Commissariat, le Rapport sur les résultats ministériels ainsi que du rapport annuel du Commissariat.

Modifications portant sur le personnel de la vérification et de l’évaluation

• Aucune modification aux membres du comité n’a eu lieu durant la période de ce rapport.

Activités d'orientation et d'apprentissages

Symposium du Secrétariat du Conseil du Trésor pour les comités ministériels de vérification (CMV)

Les 22 octobre et 2 décembre 2020, Josée De La Durantaye et Jacques Paquette ont assisté au symposium du CMV. Le symposium était virtuel et s’est tenu en 2 demi-journées. Le symposium portait sur le thème de l’agilité en audit au sein de la fonction publique post-pandémie.

Ordre du jour des prochaines réunions du comité

Certaines activités du CVE ont lieu chaque année, notamment :

• Formuler des conseils et des recommandations au commissaire à l’égard de questions relatives à la prestation de services, dont la mesure du rendement et la communication avec les intervenants;
• Examiner les rapports de vérification et d’évaluation;
• Donner suite aux plans d’action de la direction, notamment aux recommandations formulées dans les rapports des autres agents du Parlement;
• Collaborer avec le BVG et le BCG, si nécessaire, compte tenu du statut d’agent du Parlement du Commissariat;
• Approfondir, en tant que Comité, la compréhension de l’administration et des activités du Commissariat dans le cadre de séances d’information données par des employés compétents sur ses opérations, de sorte que les membres du Comité soient mieux en mesure de donner des avis sur les risques;
• Examiner les rapports financiers trimestriels et fournir des commentaires le cas échéant sur le Rapport sur les plans et priorités, le Rapport ministériel sur le rendement et le rapport annuel du commissaire déposé au Parlement;
• Participer, au besoin, aux activités d’apprentissage proposées à l’ensemble des vérificateurs pour échanger avec les membres de comités de vérification d’autres ministères et organismes.

Évaluation des mécanismes de contrôle interne, de gestion du risque et de gouvernance du Commissariat

Le CVE se réunit en tant que comité avec le personnel du Commissariat trois ou cinq fois par année. Ainsi, il peut s’avérer difficile pour le CVE de remplir le rôle qui lui est dévolu de formuler des conseils probants au commissaire sur le fonctionnement des mécanismes de contrôle interne, de gestion du risque et de gouvernance.

Voici les mesures qui ont été prises pour accroître la fiabilité des conseils fournis par le CVE au commissaire au cours de la période visée et dans le présent rapport :

• Au cours de chaque réunion en personne du CVE, les membres externes tiennent normalement des séances à huis clos avec le DPF, la DPV et le commissaire. Cela s’est avéré être plus difficile en temps de pandémie car les réunions se tenaient en téléconférence. Mais à chaque séance, on a demandé au commissaire s’il y avait lieu d’avoir une discussion séparée.
• Au cours de la période visée par le rapport, la présidente a maintenu des contacts périodiques avec la DPV et le DPF.
• Les membres externes ont examiné les états financiers trimestriels du Commissariat et, à chaque réunion du CVE, des questions de nature financière ont été posées au DPF (dont les réponses ont été jugées satisfaisantes).
• Les membres ont reçu l’ordre du jour et les procès-verbaux de réunions du Comité exécutif du Commissariat ainsi qu’une présentation de l’évolution du tableau de bord des résultats du Commissariat, à chaque réunion du CVE.
• Les membres externes ont tenu une réunion à huis clos le 22 septembre 2020 avec la directrice principale du BVG responsable de la vérification des états financiers 2019-2020 du Commissariat. La vérification n’a pas relevé d’inexactitudes ou des préoccupations importantes qui devaient être portées à l’attention du CVE, du DPF, de la DVP ou du commissaire.

Après la prise de ces mesures, les membres externes du CVE ont estimé que le système de contrôle interne et les mécanismes de gestion du risque et de gouvernance du Commissariat sont adéquats, de notre point de vue et à notre connaissance.

Examen de la capacité et du rendement des fonctions de vérification et d'évaluation internes

Le Comité a relevé ce qui suit :

• Le CVE se réunit périodiquement et est dirigé par un président externe. Sa composition est examinée annuellement et renouvelée au besoin.
• Les audits du BVG ont lieu chaque année et son personnel a salué la collaboration des représentants du Commissariat avec lesquels il a travaillé, ainsi que la collaboration des représentants de la CCDP, les fournisseurs de services financiers pour le Commissariat.
• Un plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques a été élaboré et examiné par le Comité, puis approuvé par le commissaire. La DPV prépare le tableau de bord de vérification et d’évaluation, et le CVE l’examine au moins une fois par exercice.
• Le Commissariat a recours à des consultants externes pour obtenir des services professionnels dans les domaines de l’évaluation des risques, de la vérification et de l’évaluation, ainsi que de la planification de la vérification et de l’évaluation. Le CVE continuera de surveiller les résultats liés à la prestation de ces services.
• Il existe des fonds suffisants pour exécuter le plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques qui a été approuvé.